เคล็ดไม่ลับ จัดการประชุม

อาหารกล่อง จัดเบรคประชุม เคยเจอปัญหาเหล่านี้ในการประชุมแต่ละครั้งหรือไม่

• บรรยากาศเงียบๆ งงๆ ไม่มีคนออกความคิดเห็นในที่ประชุม
• เวลาไม่เพียงพอในการประชุม พูดคุยออกนอกเรื่องซะส่วนใหญ่
• ไม่ได้ตามสิ่งที่ต้องการ เสียเวลา เสียงาน ต้องนัดประชุมใหม่กันอีกรอบ

ปัญหาเหล่านี้เกิดจากการที่เราวางแผนการประชุมไม่ดี ไม่ได้เตรียมการประชุมก่อนเข้าร่วมการประชุม หรือเตรียมมาแล้วแต่แผนนั้นไม่ดีพอสำหรับการประชุมในครั้งนี้ ซึ่งเราสามารถป้องกันปัญหาเหล่านี้ไม่ให้เกิดขึ้นได้หรือเกิดขึ้นให้ได้น้อยที่สุด บทความนี้ หลานจะมาบอก  7 เคล็ดไม่ลับเตรียมการประชุมอย่างไรไม่ให้เสียเวลากัน

1. วางวัตถุประสงค์ในการประชุม

ก่อนการประชุมต้องตั้งคำถามเลยว่า

• เราจะได้อะไรจากการประชุมในครั้งนี้เมื่อประชุมเสร็จ
• เหตุผลที่ควรจัดการประชุมในครั้งนี้ขึ้นมา

ควรกำหนดวันประชุมไว้ล่วงหน้า เพื่อที่ผู้ประชุมจะได้มีเวลาเตรียมตัวก่อนที่จะเข้าร่วมประชุม อย่างล่วงหน้า 2 วันเป็นอย่างน้อย และควรบอกหัวข้อในการประชุม และสิ่งที่จะได้จากหัวข้อต่าง ๆ ในการประชุม เพื่อที่จะได้ประชุมได้ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้ ไม่ออกนอกเรื่อง มีกี่หัวข้อก็ควรสรุปให้ครบไม่ขาดตกบกพร่อง

เช่น ในการประชุมครั้งนี้ เราต้องการสรุปหาผู้ผลิต(Supplier) ใหม่ให้แก่ผลิตภัณฑ์ใหม่ของบริษัท ซึ่งอาจกำหนดคุณสมบัติของผู้ผลิต ที่เราต้องการเพื่อให้คนในที่ประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นได้ ซึ่งถ้าหากมีหลายหัวข้อ ก็ควรสรุปให้ชัดเจน

2. เตรียมผู้เข้าร่วมประชุม

อาหารกล่อง  สิ่งที่ขาดไม่ได้ในการประชุมแต่ละครั้งคือผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งหากไม่มีการเตรียมที่ดี เราอาจจะได้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ถูกต้อง ควรมีการสำรวจวางแผนก่อนว่าใครบ้างที่ควรเข้าร่วมในการประชุมครั้งนี้ มีฝ่ายหรือคนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมที่วางไว้กี่คนใครบ้าง คนที่ต้องเข้าร่วมก็ไม่ได้เข้าร่วม คนที่ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมก็ต้องมานั่งฟังการประชุม เป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

• หากมีคนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมไม่ได้เข้าร่วม ก็จะทำให้คนคนนั้นไม่ได้รับรู้ข่าวสารเกี่ยวกับการประชุม อาจทำให้ไม่ได้ประเด็นในการประชุมตามที่วางไว้ ทำให้สั่งงานได้ยาก หรือต้องให้คนอื่นมาสรุปการประชุมให้ใหม่อีกรอบเป็นการเสียเวลา
• หากคนที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมมาเข้าร่วมการประชุมแล้ว อาจทำให้คนๆนั้นเสียเวลาในการทำงานอื่น ประเด็นที่ได้ไปก็ไม่อาจเกิดประโยชน์ ซึ่งอาจจะเจอความเห็นแปลกๆไม่ตรงประเด็นจากคนจำพวกนี้เกี่ยวกับหัวข้อการประชุมก็ได้

ดังนั้นแล้วควรมีเริ่มจากจัดฝ่ายหรือแผนกที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม แล้วดึงออกมาเป็นรายชื่อว่าใครในฝ่ายหรือแผนกนั้นควรเข้าเร่วมในการประชุมบ้าง

3. กำหนดวันและเวลาในการประชุม

วันและเวลาในการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อที่จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ และเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมการประชุมได้ทัน

• กำหนดเวลาการประชุม ประชุมกี่ชั่วโมง กำหนดเวลาในการแสดงความคิดเห็นในแต่ละหัวข้อด้วย และอย่าลืมเพื่อเวลาเอาไว้ด้วย
• การพักเบรกก็ควรกำหนดไว้ด้วยว่ามีเลี้ยงชุดอาหารว่าง(snack box) ไหม พักเบรกกี่นาที เพราะการประชุมที่นานควรมีการพักเบรกบ้างเพื่อให้ผ่อนคลาย
• หากเวลาในการประชุม เป็นเวลาปกติที่รับประทานอาหาร ควรจัดมื้อเที่ยงเป็นข้าวกล่อง อาหารกล่อง หรืออาหารที่ทานได้ง่าย ทิ้งง่าย ไม่ต้องยุ่งยากในการจัดตรียม ไม่ว่าจะเป็นข้าวกล่องมื้อเที่ยง หรือมื้อเย็น ก็ควรเตรียมไว้ให้กับผู้เข้าร่วมการประชุมเช่นกัน
• วันที่จัดการประชุม ควรเป็นวันที่ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมเข้าร่วมได้ทุกคน และควรให้กระทบกับงานที่ทุกคนทำอยู่ให้น้อยที่สุด

ในบางครั้งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมเป็นผู้บริหารระดับสูงก็ควรกำหนดวันเวลาให้ชัดเจน และควรโทรไปเตือนอีกรอบในวันก่อนที่มีการจัดการประชุม อาจผ่านทางเลขาก็ได้

4. เลือกสถานที่ในการจัดการประชุม

สถานที่ในการจัดการประชุม ก็ควรจะเพียงพอต่อผู้เข้าร่วมการประชุมเช่นเดียวกัน และควรเตรียมห้องประชุมไว้ล่วงหน้า จองห้องประชุมให้เรียบร้อย เพราะห้องที่เราต้องการอาจจะไม่ว่างในวันประชุมหากไม่มีการเตรียมจองไว้ล่วงหน้า

• หากต้องไปประชุมนอกสถานที่ก็ควรเตรียมจองเช่นเดียวกัน ควรเป็นสถานที่ที่มีห้องน้ำสะดวก มีที่จอดรถหรือเดินทางได้ง่าย เพื่อที่จะไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเหนื่อยกับการเดินทางมากเกินไป
• อาจจะต้องเตรียมห้องประชุมสำรองไว้ด้วย เพื่อห้องประชุมของบริษัทในวันที่เราต้องการเกินที่ประชุมด่วนที่สำคัญกว่าเราจะได้ย้ายไปห้องประชุมสำรองได้ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื้น

5. เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม

ในการประชุมแต่ละครั้งควรเช็คด้วยว่าจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างในการนำเสนองาน

• อุปกรณ์ในการประชุมควรสอดคล้องกับห้องประชุม ว่าห้องประชุมที่เราเลือกสามารถวางอุปกรณ์ต่างๆได้ไหม ทั้ง กระดานWhiteboard , Projector หรือต้องคำนึงถึงเรื่องปลั๊กไฟถ้าการประชุมมีการใช้ โน้ตบุ๊กคอมพิวเตอร์ หรือ Laptop ก็ควรเตรียมให้พร้อมเช่นกัน

อุปกรณ์อาจร่วมถึง อาหารในช่วงพักเบรก หรือพักรับประทานอาหาร  ก็ควรสั่งข้าวกล่อง อาหารกล่อง ให้พร้อมจากร้านที่เชื่อถือได้ ส่งทันเวลา รสชาติอร่อย

6. ซ้อมการนำเสนอสำหรับงานประชุม

หลังจากที่มีการเตรียมเนื้อหาในการประชุมเสร็จแล้ว ควรมีการซ้อมในการนำเสนอด้วย ตรวจสอบโปรแกรมที่ใช้ เช่น Power Point ให้ถูกต้องเรียบร้อยไม่มีข้อผิดพลาด หรือทบทวนตรวจสอบหัวข้อในการประชุมอีกรอบว่าครบถ้วนหรือไม่ มีอะไรขาดหายไปหรือไม่ ควรคิดคำตอบเอาไว้ด้วย หากมีข้อสงสัยจากผู้เข้าร่วมการประชุมจะได้ตอบได้ถูกต้อง จัดเบรคประชุม

7. สรุปการประชุม

เมื่อประชุมเสร็จในทุกๆครั้งควรมีการสรุปการประชุมด้วยเช่นกัน

• ข้อสรุปตามหัวข้อการประชุมแต่ละหัวข้อมีอะไรบ้าง
• มีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างการประชุมหรือไม่ และควรบอกวิธีแก้ไขในครั้งนี้ และแนะนำวิธีแก้หากเกิดขึ้นในครั้งหน้าด้วย
• สรุปว่าใคร ควรทำอะไร มีหน้าที่อะไร กำหนดเวลาเมื่อไร จากการประชุมครั้งนี้

หลานขอแถม

8. เตรียมอาหารให้พร้อม

พักเบรก พักรับประทานอาหาร ในการประชุมที่ใช้เวลานาน ผู้จัดเตรียมการประชุมควรเตรียมอาหารให้พร้อม

• อาหารที่เตรียมควรเป็นอาหารที่ทานได้ง่าย อย่าง ข้าวกล่อง อาหารกล่อง หรือ อาหารสำเร็จรูป
• อาหารที่สั่งควรเป็นเมนูข้าวกล่องที่ไม่เสียง่าย อยู่ได้นาน เพราะถ้าถึงเวลารับประทานอาหารแล้วข้าวกล่องที่ได้เสียก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมอารมณ์เสีย การประชุมก็จะล่าช้า
• เรื่องรสชาติอาหารก็สำคัญ ควรเลือกเมนูที่ทุกคนในที่ประชุมทานได้ และอร่อยไปกับข้าวกล่องมื้อนั้น

หลานแนะนำ สั่งข้าวกล่องกับข้าวกล่องอาม่า รสชาติอร่อย สะอาด ส่งทันเวลา ถูกใจผู้เข้าร่วมประชุมแน่นอน สามารถสั่งได้ที่ ไลน์แอด : @armabox หรือ www.armabox.net ได้เลย

สำหรับคำแนะนำทั้ง 7 ข้อ และแถมไปอีก 1 ข้อ สรุปได้ว่า เราควรเตรียมการวางแผนการประชุมให้ดี มีการเตรียมสถานที่ วันเวลา  อุปกรณ์ อาหารว่าง หวังว่าเป็นประโชนย์ไม่มากก็น้อยสำหรับผู้อ่าน ลองไปปรับใช้ในการประชุมดูนะครับ  

Line ID: @armabox