เคล็ดไม่ลับ จัดการประชุม

เคล็ดไม่ลับ จัดการประชุม

เคล็ดไม่ลับ จัดการประชุม

Comments Off on เคล็ดไม่ลับ จัดการประชุม

อาหารกล่อง จัดเบรคประชุม เคยเจอปัญหาเหล่านี้ในการประชุมแต่ละครั้งหรือไม่

  • บรรยากาศเงียบๆ งงๆ ไม่มีคนออกความคิดเห็นในที่ประชุม
  • เวลาไม่เพียงพอในการประชุม พูดคุยออกนอกเรื่องซะส่วนใหญ่
  • ไม่ได้ตามสิ่งที่ต้องการ เสียเวลา เสียงาน ต้องนัดประชุมใหม่กันอีกรอบ

ปัญหาเหล่านี้เกิดจากการที่เราวางแผนการประชุมไม่ดี ไม่ได้เตรียมการประชุมก่อนเข้าร่วมการประชุม หรือเตรียมมาแล้วแต่แผนนั้นไม่ดีพอสำหรับการประชุมในครั้งนี้ ซึ่งเราสามารถป้องกันปัญหาเหล่านี้ไม่ให้เกิดขึ้นได้หรือเกิดขึ้นให้ได้น้อยที่สุด บทความนี้ หลานจะมาบอก  7 เคล็ดไม่ลับเตรียมการประชุมอย่างไรไม่ให้เสียเวลากัน

1. วางวัตถุประสงค์ในการประชุม

ข้าวกล่องประชุม

ก่อนการประชุมต้องตั้งคำถามเลยว่า

  • เราจะได้อะไรจากการประชุมในครั้งนี้เมื่อประชุมเสร็จ
  • เหตุผลที่ควรจัดการประชุมในครั้งนี้ขึ้นมา

ควรกำหนดวันประชุมไว้ล่วงหน้า เพื่อที่ผู้ประชุมจะได้มีเวลาเตรียมตัวก่อนที่จะเข้าร่วมประชุม อย่างล่วงหน้า 2 วันเป็นอย่างน้อย และควรบอกหัวข้อในการประชุม และสิ่งที่จะได้จากหัวข้อต่าง ๆ ในการประชุม เพื่อที่จะได้ประชุมได้ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้ ไม่ออกนอกเรื่อง มีกี่หัวข้อก็ควรสรุปให้ครบไม่ขาดตกบกพร่อง

เช่น ในการประชุมครั้งนี้ เราต้องการสรุปหาผู้ผลิต(Supplier) ใหม่ให้แก่ผลิตภัณฑ์ใหม่ของบริษัท ซึ่งอาจกำหนดคุณสมบัติของผู้ผลิต ที่เราต้องการเพื่อให้คนในที่ประชุมสามารถแสดงความคิดเห็นได้ ซึ่งถ้าหากมีหลายหัวข้อ ก็ควรสรุปให้ชัดเจน

2. เตรียมผู้เข้าร่วมประชุม

ข้าวกล่องประชุม

อาหารกล่อง  สิ่งที่ขาดไม่ได้ในการประชุมแต่ละครั้งคือผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งหากไม่มีการเตรียมที่ดี เราอาจจะได้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ถูกต้อง ควรมีการสำรวจวางแผนก่อนว่าใครบ้างที่ควรเข้าร่วมในการประชุมครั้งนี้ มีฝ่ายหรือคนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมที่วางไว้กี่คนใครบ้าง คนที่ต้องเข้าร่วมก็ไม่ได้เข้าร่วม คนที่ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมก็ต้องมานั่งฟังการประชุม เป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

  • หากมีคนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมไม่ได้เข้าร่วม ก็จะทำให้คนคนนั้นไม่ได้รับรู้ข่าวสารเกี่ยวกับการประชุม อาจทำให้ไม่ได้ประเด็นในการประชุมตามที่วางไว้ ทำให้สั่งงานได้ยาก หรือต้องให้คนอื่นมาสรุปการประชุมให้ใหม่อีกรอบเป็นการเสียเวลา
  • หากคนที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมมาเข้าร่วมการประชุมแล้ว อาจทำให้คนๆนั้นเสียเวลาในการทำงานอื่น ประเด็นที่ได้ไปก็ไม่อาจเกิดประโยชน์ ซึ่งอาจจะเจอความเห็นแปลกๆไม่ตรงประเด็นจากคนจำพวกนี้เกี่ยวกับหัวข้อการประชุมก็ได้

ดังนั้นแล้วควรมีเริ่มจากจัดฝ่ายหรือแผนกที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม แล้วดึงออกมาเป็นรายชื่อว่าใครในฝ่ายหรือแผนกนั้นควรเข้าเร่วมในการประชุมบ้าง

3. กำหนดวันและเวลาในการประชุม

ข้าวกล่องประชุม

วันและเวลาในการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อที่จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ และเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมการประชุมได้ทัน

  • กำหนดเวลาการประชุม ประชุมกี่ชั่วโมง กำหนดเวลาในการแสดงความคิดเห็นในแต่ละหัวข้อด้วย และอย่าลืมเพื่อเวลาเอาไว้ด้วย
  • การพักเบรกก็ควรกำหนดไว้ด้วยว่ามีเลี้ยงชุดอาหารว่าง(snack box) ไหม พักเบรกกี่นาที เพราะการประชุมที่นานควรมีการพักเบรกบ้างเพื่อให้ผ่อนคลาย
  • หากเวลาในการประชุม เป็นเวลาปกติที่รับประทานอาหาร ควรจัดมื้อเที่ยงเป็นข้าวกล่อง อาหารกล่อง หรืออาหารที่ทานได้ง่าย ทิ้งง่าย ไม่ต้องยุ่งยากในการจัดตรียม ไม่ว่าจะเป็นข้าวกล่องมื้อเที่ยง หรือมื้อเย็น ก็ควรเตรียมไว้ให้กับผู้เข้าร่วมการประชุมเช่นกัน
  • วันที่จัดการประชุม ควรเป็นวันที่ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมเข้าร่วมได้ทุกคน และควรให้กระทบกับงานที่ทุกคนทำอยู่ให้น้อยที่สุด

ในบางครั้งที่ผู้เข้าร่วมการประชุมเป็นผู้บริหารระดับสูงก็ควรกำหนดวันเวลาให้ชัดเจน และควรโทรไปเตือนอีกรอบในวันก่อนที่มีการจัดการประชุม อาจผ่านทางเลขาก็ได้

4. เลือกสถานที่ในการจัดการประชุม

ห้องประชุมข้าวกล่อง

สถานที่ในการจัดการประชุม ก็ควรจะเพียงพอต่อผู้เข้าร่วมการประชุมเช่นเดียวกัน และควรเตรียมห้องประชุมไว้ล่วงหน้า จองห้องประชุมให้เรียบร้อย เพราะห้องที่เราต้องการอาจจะไม่ว่างในวันประชุมหากไม่มีการเตรียมจองไว้ล่วงหน้า

  • หากต้องไปประชุมนอกสถานที่ก็ควรเตรียมจองเช่นเดียวกัน ควรเป็นสถานที่ที่มีห้องน้ำสะดวก มีที่จอดรถหรือเดินทางได้ง่าย เพื่อที่จะไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเหนื่อยกับการเดินทางมากเกินไป
  • อาจจะต้องเตรียมห้องประชุมสำรองไว้ด้วย เพื่อห้องประชุมของบริษัทในวันที่เราต้องการเกินที่ประชุมด่วนที่สำคัญกว่าเราจะได้ย้ายไปห้องประชุมสำรองได้ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื้น

5. เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อม

ข้าวกล่องสำหรับงานประชุม

ในการประชุมแต่ละครั้งควรเช็คด้วยว่าจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างในการนำเสนองาน

  • อุปกรณ์ในการประชุมควรสอดคล้องกับห้องประชุม ว่าห้องประชุมที่เราเลือกสามารถวางอุปกรณ์ต่างๆได้ไหม ทั้ง กระดานWhiteboard , Projector หรือต้องคำนึงถึงเรื่องปลั๊กไฟถ้าการประชุมมีการใช้ โน้ตบุ๊กคอมพิวเตอร์ หรือ Laptop ก็ควรเตรียมให้พร้อมเช่นกัน

อุปกรณ์อาจร่วมถึง อาหารในช่วงพักเบรก หรือพักรับประทานอาหาร  ก็ควรสั่งข้าวกล่อง อาหารกล่อง ให้พร้อมจากร้านที่เชื่อถือได้ ส่งทันเวลา รสชาติอร่อย

6. ซ้อมการนำเสนอสำหรับงานประชุม

นำเสนอข้าวกล่องสั่งอาหารกล่อง

หลังจากที่มีการเตรียมเนื้อหาในการประชุมเสร็จแล้ว ควรมีการซ้อมในการนำเสนอด้วย ตรวจสอบโปรแกรมที่ใช้ เช่น Power Point ให้ถูกต้องเรียบร้อยไม่มีข้อผิดพลาด หรือทบทวนตรวจสอบหัวข้อในการประชุมอีกรอบว่าครบถ้วนหรือไม่ มีอะไรขาดหายไปหรือไม่ ควรคิดคำตอบเอาไว้ด้วย หากมีข้อสงสัยจากผู้เข้าร่วมการประชุมจะได้ตอบได้ถูกต้อง จัดเบรคประชุม

7. สรุปการประชุม

ข้าวกล่อง สั่งอาหารกล่อง

เมื่อประชุมเสร็จในทุกๆครั้งควรมีการสรุปการประชุมด้วยเช่นกัน

  • ข้อสรุปตามหัวข้อการประชุมแต่ละหัวข้อมีอะไรบ้าง
  • มีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างการประชุมหรือไม่ และควรบอกวิธีแก้ไขในครั้งนี้ และแนะนำวิธีแก้หากเกิดขึ้นในครั้งหน้าด้วย
  • สรุปว่าใคร ควรทำอะไร มีหน้าที่อะไร กำหนดเวลาเมื่อไร จากการประชุมครั้งนี้

หลานขอแถม

8. เตรียมอาหารให้พร้อม

Snack box-ข้าวกล่องอาม่า

พักเบรก พักรับประทานอาหาร ในการประชุมที่ใช้เวลานาน ผู้จัดเตรียมการประชุมควรเตรียมอาหารให้พร้อม

  • อาหารที่เตรียมควรเป็นอาหารที่ทานได้ง่าย อย่าง ข้าวกล่อง อาหารกล่อง หรือ อาหารสำเร็จรูป
  • อาหารที่สั่งควรเป็นเมนูข้าวกล่องที่ไม่เสียง่าย อยู่ได้นาน เพราะถ้าถึงเวลารับประทานอาหารแล้วข้าวกล่องที่ได้เสียก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมอารมณ์เสีย การประชุมก็จะล่าช้า
  • เรื่องรสชาติอาหารก็สำคัญ ควรเลือกเมนูที่ทุกคนในที่ประชุมทานได้ และอร่อยไปกับข้าวกล่องมื้อนั้น

หลานแนะนำ สั่งข้าวกล่องกับข้าวกล่องอาม่า รสชาติอร่อย สะอาด ส่งทันเวลา ถูกใจผู้เข้าร่วมประชุมแน่นอน สามารถสั่งได้ที่ ไลน์แอด : @armabox หรือ www.armabox.net ได้เลย

เครื่องดื่มข้าวกล่อง

สำหรับคำแนะนำทั้ง 7 ข้อ และแถมไปอีก 1 ข้อ สรุปได้ว่า เราควรเตรียมการวางแผนการประชุมให้ดี มีการเตรียมสถานที่ วันเวลา  อุปกรณ์ อาหารว่าง หวังว่าเป็นประโชนย์ไม่มากก็น้อยสำหรับผู้อ่าน ลองไปปรับใช้ในการประชุมดูนะครับ  

Line ID: @armabox

thailer

Related Posts

อาหารกล่องงานศพ ดิลิเวอรี่

Comments Off on อาหารกล่องงานศพ ดิลิเวอรี่

รับทำข้าวกล่อง อาหารภาคกลาง

Comments Off on รับทำข้าวกล่อง อาหารภาคกลาง

กินเจ แบบไม่จำเจ หลากหลายเมนูอาหารเจ

Comments Off on กินเจ แบบไม่จำเจ หลากหลายเมนูอาหารเจ

เทปใส

Comments Off on เทปใส

Victory Tattoo Studio khaosan raod

Comments Off on Victory Tattoo Studio khaosan raod

weed – Sawadee Sativa กัญชา ได้รับการปลดล็อกทางกฎหมาย

Comments Off on weed – Sawadee Sativa กัญชา ได้รับการปลดล็อกทางกฎหมาย

ฮวงจุ้ยที่ดี ในการเลือก เก้าอี้ผู้บริหาร

Comments Off on ฮวงจุ้ยที่ดี ในการเลือก เก้าอี้ผู้บริหาร

เทปโอพีพี

Comments Off on เทปโอพีพี

โรงจำนำมหานคร168 ดอนตูม

Comments Off on โรงจำนำมหานคร168 ดอนตูม

Chic Clinic เชียงราย ครบวงจรเรื่องความงาม

Comments Off on Chic Clinic เชียงราย ครบวงจรเรื่องความงาม

กระเบื้อง SPC

Comments Off on กระเบื้อง SPC

Betway รับความคุ้มค่า สมัครสมาชิก สล็อตเว็บตรงไม่ผ่านเอเย่นต์รวมทุกค่าย

Comments Off on Betway รับความคุ้มค่า สมัครสมาชิก สล็อตเว็บตรงไม่ผ่านเอเย่นต์รวมทุกค่าย

Create Account



Log In Your Account



X